Gestione del magazzino: cos’è e come farla correttamente

La forza di un’azienda va di pari passo con la capacità di saper gestire ed aggiornare il suo magazzino interno. Sembra una cosa da nulla, invece saper disporre di un magazzino ordinato, pronto e sistemato è quello che serve ad ogni azienda, piccola o grande che sia per la gestione dei propri prodotti.

Anche nella vita di tutti i giorni sapere dove poter trovare le cose, in casa per esempio, senza perdere mezza giornata a cercarle, non vi faciliterebbe la vita, oltre al fatto che non perdereste più tempo?

Immaginate per esempio di vivere in una casa con due bambini piccoli. La mattina l’ultima cosa che fate prima di uscire di casa per portarli a scuola è sicuramente mettersi cappotti e scarpe tutti quanti. Cappotti e scarpe quindi, saranno accanto alla porta d’ingresso. Immaginiamo adesso che i bambini hanno un’età compresa tra i 3 e i 4 anni, abbastanza autonomi da vestirsi da soli, ma ancora sbadati su quale cappotto sia di uno e quale dell’altro… immaginate adesso che voi come genitore per velocizzare la vestizione e aiutare i piccoli a memorizzare i passaggi avete gestito l’appendiabiti del vostro ingresso mettendo le scarpe di ogni figlio sotto al cappotto corrispondente. Se userete questo trucchetto semplice e banale, il risultato sarà certo!

La mattina invece di correre, scambiare i cappotti e scarpe l’uno con l’altro, ogni figlio si ricorderà e riconoscerà quale sarà il suo cappotto e andrà subito a prendere le scarpe posizionate al di sotto di esso. Voi avrete guadagnato tempo, che la mattina è ancora più prezioso, risparmiato fatica e la giornata sicuramente prenderà una piega diversa. Benissimo!

Questo stesso concetto adesso lo dobbiamo trasferire sulla gestione di un magazzino. Quando parliamo di gestione del magazzino chiaramente intendiamo un’attività più complessa di posizionare un paio di scarpe sotto ai cappotti, ma il concetto basilare rimane quello di conoscere il numero, quindi la quantità, di materiale in entrata ed in uscita, calcolare l’esubero e rifornire con nuovi approvvigionamenti il materiale esaurito o quasi per esaurirsi, che implica quindi anche conoscere la quantità di quel particolare tipo di materiale di cui facciamo utilizzo ogni settimana.

Imparare e soprattutto mantenere una corretta gestione del magazzino contribuirà ad aumentare i vostri introiti e diminuire su sprechi ed avanzi.

Gestione del magazzino:

La prima regola è sicuramente ordine, mantenere un magazzino ordinato evita perdite di tempo e di pazienza a cercare i materiali. Per mantenere un magazzino ordinato si ha bisogno di un magazziniere preparato e attento a tutte le merci in entrata ed in uscita, con un elenco suddiviso per prodotti e quantitativo. Il magazziniere efficiente sa anche quanto materiale arriverà con la prossima consegna e conosce esattamente il giorno e l’ora della consegna. Questo gli permetterà anche di preparare il magazzino per il prossimo rifornimento di prodotti.

Un organizzazione logistica, permetterà meno incidenti sul lavoro oltre alla praticità di un magazzino ben ordinato. Un esempio di organizzazione logistica potrebbe essere quella di non nascondere scatole di piccole dimensioni dietro al packaging di un televisore al plasma, oppure di non accatastare materiali posanti sopra ad un peso minore di scorte.

Gestione delle bolle e documentazione dei prodotti presenti in magazzino. I documenti sono gli occhi e la bocca degli assenti, oltre che un chiara evidenza di quello che si possiede. Se per esempio il magazziniere quel giorno è assente, chiunque abbia accesso al magazzino deve sapere cosa e dove cercare quel determinato materiale.

Se si ha un magazzino grande, sarebbe opportuno avere più di un magazziniere e delineare i compiti per ognuno di loro. Ottimizzare quindi la capacità del magazzino investendo sui lavoratori. Delineare un responsabile magazziniere e suddividere compiti per ognuno degli addetti ai lavori. Questo ridurrà il rischio di azioni mancate e dimenticanze “scarica barile”. Ognuno sa perfettamente cosa fare la mattina appena timbrato il cartellino, quali sono i suoi compiti e la macchina aziendale procede dritta per la sua strada.

Altro fattore importante compito generalmente del capo magazziniere è la gestione delle scorte, sapere quando un prodotto sta per finire, conoscere i tempi di consegna e riordinarlo per tempo. La gestione delle scorte si allaccia ad un altro significativo passaggio che è il tasso di rotazione. Quest’ultimo permette di sapere quanto quella merce sarà ferma in magazzino e quindi quanto quella merce non produrrà denaro, da intendersi quindi come capitale fermo.

La gestione accurata di un magazzino implica un buon gioco di strategia misto ad esperienza sul campo. Parlando di corretta gestione del magazzino dobbiamo sicuramente considerare il discorso pulizia. Mantenere un magazzino pulito evita il rischio incidenti. Per esempio mai avere pavimenti bagnati e se sì, avvisare della zona pericolosa col classico cartello di “pavimento bagnato”, oppure se si stanno effettuando riparazioni in un angolo di magazzino, prima cosa da fare, spostare i materiali, poi delimitare la zona con del nastro di lavori in corso e poi procedere. Bisogna sempre ricordarsi di lasciare segnali dietro di se, in modo che gli altri addetti ai lavori sappiano cosa devono e cosa non devono fare.

Gestione prodotti.

Parliamo di software aggiornati con la corretta documentazione di giorno di entrata e di uscita di un determinato prodotto. Disporre di un inventario aggiornato e compilato costantemente è la perfetta fotografia della gestione del vostro magazzino e delle scorte.

Gestione ordini.

Un magazzino organizzato permette di soddisfare il cliente, trovare quello che serve per completare l’ordine, anticipare la mancanza e gestire i tempi di attesa. Vi permette quindi una corretta e precisa comunicazione col cliente, aiutandovi nella sua fidelizzazione.